Qu’est ce que le « Procure to Pay »?
Le terme Procure to Pay désigne le processus achats d’une entreprise, allant de la demande d’achat au paiement. La dénomination Procure to Pay, aussi connue sous les noms Purchase to Pay ou P2P, couvre trois processus principaux du cycle de vie des achats :
✅ la demande d’achat
✅ l’achat
✅ le règlement du paiement
Les solutions Procure to Pay consistent à présenter les offres des fournisseurs aux utilisateurs puis à digitaliser, automatiser et optimiser les processus achats et financiers identifiés. Elles intègrent à la fois les activités de contrôle, vérification, validation et gestion documentaire offrant ainsi aux entreprises un meilleur contrôle sur leurs achats.
Selon Gartner, « comme son nom l’indique, un système Procure-to-Pay (ou Purchase-to-Pay) est une solution entièrement intégrée conçue pour prendre en charge un processus de bout en bout, commençant par une demande de biens et de services et se terminant par des fichiers prêts pour le paiement pouvant être chargés dans un système de comptes fournisseurs ».
Les solutions Procure to Pay utilisent un service de numérisation et de capture, un portail fournisseur et/ou un réseau multi entreprises pour permettre aux fournisseurs de soumettre leurs factures par voie électronique.
Le « Procure to Pay », une priorité pour les Directions Achats
Les suites P2P sont une priorité pour les Directions Achats qui y voient un levier pour améliorer l’efficacité opérationnelle, réduire les risques et fluidifier les relations fournisseurs grâce à un traitement plus rapide des factures et paiements. Les solutions e-procurement sont très généralement intégrées dans l’ERP de l’entreprise, au sein de la section « achats ».
Les solutions Procure to Pay sont de formidables leviers de performance pour les départements des Achats, permettant notamment de :
✅ Optimiser l’efficacité des processus : l’automatisation des processus permet de réduire les coûts de main d’œuvre, les délais de traitement et les risques.
✅ Améliorer la visibilité et le contrôle : en consolidant les données, les entreprises ont une meilleure visibilité et ainsi une meilleure maîtrise de leurs dépenses.
✅ Faire monter les équipes en compétences : libérées des tâches administratives, manuelles et répétitives, les équipes achats peuvent allouer leur temps à des missions plus stratégiques.
Qu’est ce que l’E-procurement ?
Les plateformes électroniques, sur lesquelles repose l’E-procurement, permettent de dématérialiser l’acte d’achat sur l’ensemble ou une partie du processus Procure to Pay (P2P) qui comprend trois grandes phases :
➡️ La sélection des produits
Les entreprises se rendent sur une plateforme définie qui peut prendre la forme d’un catalogue en ligne, d’un Punch-Out ou d’un site marchand B2B.
➡️ L’envoi de la commande
Une fois validée, la demande d’achat se transforme en commande. Celle-ci est automatiquement envoyée au fournisseur concerné sous la forme de document électronique ou via une place de marché.
➡️ La gestion des factures et le paiement
La facture peut être également dématérialisée : les entreprises reçoivent la facture, certifiée par un tiers de confiance sous la forme d’un fichier PDF ou d’un document électronique, qui est automatiquement rapprochée de la commande et déclenchent le paiement.
l’E-procurement permet de centraliser et automatiser les interactions entre les parties prenantes (utilisateurs finaux, service achat, fournisseurs…) pour finalement optimiser le processus, la gestion et la stratégie achat.
Quels sont les avantages du E-procurement ?
Pour l’entreprise, les avantages de l’approvisionnement en ligne sont nombreux :
✅ Recherche d’offres
Avec les catalogues en ligne, la recherche et la comparaison des offres fournisseur est facilitée.
✅ Automatisation
Les solutions E-procurement offrent la possibilité d’automatiser le processus d’achat en définissant un workflow.
✅ Gain de temps
Avec l’approvisionnement en ligne, l’entreprise effectue ses commandes bien plus rapidement qu’avec un processus d’achat classique. La commande est validée puis facturée presque instantanément.
✅ Gain financier
Les économies réalisées par rapport à un approvisionnement classique peuvent donc être significatives.
