En France, la réforme de la facturation électronique est plus que d’actualité. Ce nouveau mode de gestion des factures suscite de nombreuses questions : le calendrier de la réforme, les formats de facture acceptés ou encore les solutions de transmission des données et informations à l’administration fiscale. Mais le sujet de préoccupation majeure pour les entreprises reste la mise en place d’un système pour le traitement des flux de ces dites factures électroniques.
L’objectif : amorcer une transition en douceur vers l’obligation de dématérialisation des factures.
La solution ? Adopter un système qui permet la mise en place d’un processus efficace pour le traitement des factures électroniques et la transmission de données. Pour cela, la solution SAP est à vos côtés afin de simplifier vos opérations comptables.
⏳ Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur l’obligation de facturation électronique et les solutions mises en place par SAP.
La réforme de la facturation électronique en France entre entreprises assujetties à la TVA
L’article 26 de la loi de finances rectificative n°2022-1157 du 16 août 2022 institue une obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France.
Si les services de votre entreprise s’adressent à des clients et fournisseurs issus du secteur public, vous connaissez déjà l’obligation de facturation électronique et le processus relatif à Chorus Pro, le portail public de facturation (PPF).
Dès 2024, la réforme de la facturation électronique prévoit d’étendre cette obligation à toutes les transactions entre entreprises assujetties à la TVA en France.
Pourquoi ? Parce que la facturation électronique présente de nombreux avantages. Selon le rapport de la DGFIP « La TVA à l’ère du digital en France », cette réforme i doit permettre l’allègement des charges comptables des entreprises, le renforcement de la lutte contre la fraude fiscale et la simplification des déclarations de TVA.
Le calendrier de la réforme de la facturation électronique en France
Concernant le calendrier de la réforme, l’Etat fait une distinction entre l’émission et la réception des factures sous format électronique.
Voici les dates clés à retenir pour gérer la nouvelle règlementation sur la facturation électronique.
👉 Se préparer à la réception des factures au format électronique
Première date à noter dans votre calendrier : 1er juillet 2024. À partir de ce moment-là, toutes les entreprises devront être équipées d’une solution permettant la réception de factures au format électronique. Concernant l’émission des factures électroniques, seules les grandes entreprises seront concernées à ce stade.
👉 L’émission de factures au format électronique pour votre entreprise
Dès le 1er janvier 2025, les ETI devront passer à l’émission de factures au format électronique. Cette obligation sera étendue aux PME, TPE et microentreprises assujetties à la TVA à partir du 1er janvier 2026.
E-invoicing : l’obligation d’émission, de transmission et de réception des factures sous format électronique
L’e-invoicing, c’est l’obligation d’émettre des factures au format électronique pour les transactions entre entreprises assujetties à la TVA en France. Cette obligation passe par l’utilisation d’une plateforme de dématérialisation telle que le portail public de facturation (PPF) ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
Factures au format électronique : critères, formats et données obligatoires
Pour qu’une facture entre dans le format électronique accepté par l’Etat, le processus de dématérialisation doit concerner l’intégralité du système de facturation. En d’autres termes, numériser une facture papier n’en fait pas une facture électronique ! Mais alors, quels formats sont acceptés par l’Etat ? Quelles sont les règles concernant les informations et données d’une facture électronique ? Décryptage.
👉Les critères d’une facture au format électronique pour une entreprise
La première obligation à satisfaire pour l’émission d’une facture électronique conforme est le respect des critères déterminés par l’administration fiscale en France. Ceux-ci concernent l’authenticité et la lisibilité de la facture électronique. Il s’agit également de garantir son intégrité. Cela signifie que les informations mentionnées sur la facture électronique doivent rester inaltérables.
👉Les formats de facture autorisés pour la facturation électronique
On distingue deux types de formats acceptés pour l’émission d’une facture électronique : le format structuré et le format mixte. Le premier concerne les formats XML UBL et CII. Il s’agit de deux formats destinés à faciliter le traitement et la gestion des factures électroniques. En revanche, si ces formats sont bien acceptés par les plateformes de dématérialisation électroniques, ils restent illisibles pour l’homme.
Si vous souhaitez accéder aux informations de votre facture électronique, privilégiez le format mixte Factur-X qui permet une accessibilité en format PDF en plus des données structurées.
Le traitement des flux de facturation électronique entre entreprises
Avec la réforme de la facturation électronique, les entreprises devront passer par une plateforme de dématérialisation pour l’émission et la réception de leurs factures. Au choix : le portail public de facturation (PPF) Chorus pro ou les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). Les PDP sont immatriculées par l’administration fiscale. Elles interviennent dans l’émission et la transmission des factures, des fournisseurs au client. Elles agissent aussi pour la transmission des données à l’administration fiscale.
Il existe également un autre prestataire de services autorisé à intervenir dans le processus de facturation électronique : l’opérateur de dématérialisation. Celui-ci agit comme un intermédiaire entre les plateformes de dématérialisation et les entreprises pour la gestion des factures électroniques, le traitement des données et la transmission des informations.
E-reporting : une obligation pour les transactions hors facturation électronique
L’obligation de la facturation électronique concerne les transactions entre entreprises assujetties à la TVA en France. Mais alors, qu’advient-il des autres opérations ? Si elles ne sont pas concernées par l’obligation d’émission, de transmission et de réception des factures au format électronique, elles doivent malgré tout respecter l’obligation d’e-reporting.
Qu’est-ce que l’e-reporting ? Il s’agit de la transmission des données et informations concernant les opérations et transactions qui n’entrent pas dans le cadre de la facturation électronique. La réception du paiement d’un client particulier ou d’une entreprise non domiciliée en France n’exige pas l’émission d’une facture électronique. En revanche, la transmission de ces données à l’administration fiscale reste obligatoire.
SAP DRC : une solution qui s’adapte au traitement des flux de la facturation électronique
Constituée de plusieurs solutions, SAP Document and reporting compliance (DRC) permet de créer, traiter et contrôler les documents électroniques et rapports statutaires ainsi que les échanges avec les plateformes mises en place dans les différents pays concernés.
En France, SAP DRC est l’offre standard de SAP qui répond à l’obligation de facturation électronique avec une connexion directe au portail de facturation public Chorus pro.
La gestion de la facturation électronique avec la solution SAP
SAP DRC permet de relier de bout en bout les besoins de e-invoicing et de e- reporting via un cockpit ainsi que des nouvelles fonctionnalités.
Ce cockpit, centralisé, permet de suivre automatiquement les éventuels échecs, de vérifier les erreurs et d’accéder aux transactions de référence pour permettre des corrections transparentes.
De plus, SAP DRC interagit directement avec le portail public de facturation Chorus pro. Cela se traduit par l’émission et la transmission de factures fournisseurs au format électronique. Le dépôt direct sur la PDP du destinataire est assuré. La transmission du flux au PPF Chorus Pro aussi. Les factures peuvent ensuite être téléchargées dans votre solution SAP. Ces flux bénéficient d’un processus de contrôle des données et des informations fiables et conformes.
La gestion de l’e-reporting avec la solution SAP pour votre entreprise
La solution SAP ne s’arrête pas à l’émission et la réception des factures au format électronique. SAP capte les informations non communiquées via la facturation électronique et gère la transmission des données au PPF Chorus Pro. La gestion des factures se veut globale, avec l’intégration des opérations et transactions réalisées à l’échelle internationale.
La gestion du cycle de vie des factures est entièrement assurée grâce à SAP DRC. Chaque facture bénéficie d’un statut précis. Vous pouvez ainsi gérer la transmission des informations concernant le paiement des factures à l’administration fiscale.
