La norme IFRS 16 a chamboulé la comptabilité des entreprises, qui doivent dorénavant considérer les contrats de location comme des investissements. Solvay, épaulé par DUONEXT, a opté pour SAP CLM afin de répondre à cette épineuse problématique réglementaire. Avec un déploiement réalisé en seulement 18 mois.
Solvay est un groupe de matériaux avancés et de chimie de spécialités, engagé dans le développement de solutions répondant aux grands enjeux sociétaux. Ses matériaux d’allègement participent à une mobilité plus durable, ses formulations favorisent l’optimisation des ressources et ses matériaux de haute performance contribuent à l’amélioration de la qualité de l’air et de l’eau. Le Groupe, dont le siège se trouve à Bruxelles, emploie environ 24 500 personnes dans 62 pays et a réalisé un chiffre d’affaires de 10,3 milliards d’euros en 2018. Solvay est coté à la bourse Euronext de Bruxelles et de Paris et publie donc ses résultats suivant le référentiel comptable IFRS.
L’arrivée de la norme IFRS 16 a été un bouleversement pour les entreprises cotées sur les marchés européens. Elle redéfinit en effet les contrats de location, qui ne sont plus perçus comme une charge, mais comme un investissement, sujet à amortissement.
« La norme IFRS 16 pose une vraie problématique comptable et de contrôle de la stratégie d’investissement », analyse Éric Nuez, Senior Project Leader au sein de la ligne Project Management des Solvay Business Services. L’impact sur l’EBITDA est important, car en passant de charge à amortissement, les contrats de location s’en trouvent exclus.
Des délais courts pour adopter la nouvelle réglementation
C’est la direction financière du groupe qui a identifié ce changement réglementaire en 2017 et alerté les Solvay Business Services sur ses implications. Le temps était alors compté pour trouver une solution, la mise en œuvre de cette norme devant au plus tard être effective en janvier 2019.
Le projet a été lancé pendant l’été 2017, avec comme première tâche un inventaire exhaustif des contrats. « Avec l’IFRS 16, il est nécessaire de s’assurer que la facturation est cohérente avec les données du contrat que le preneur a signé avec le fournisseur, explique Éric Nuez. Un processus de bout en bout a dû être mis en place, impliquant les acheteurs, les donneurs d’ordre, notre plate-forme de services partagés et l’outil de consolidation groupe. »
Après une phase d’étude, qui s’est achevée fin 2017, SAP Contract and Lease Management (SAP CLM) a été choisi. C’est en effet l’une des rares solutions du marché à avoir répondu à la demande de Solvay. C’est à ce moment que l’intégrateur DUONEXT est entré en piste. En proposant un PoC de SAP CLM, DUONEXT a pu démontrer la valeur ajoutée apportée par cette offre et ainsi conforter Solvay dans son choix.
Une année pour aller du design à la finalisation
Début 2018, Solvay et DUONEXT ont travaillé au design de la solution. Un travail qui s’est poursuivi jusqu’en avril. « Notre expertise sur la mise en œuvre de la norme IFRS 16 était limitée. Sans l’aide de DUONEXT, nous n’y serions pas arrivés. DUONEXT a eu un rôle d’intégrateur et d’expert de la solution SAP CLM et du métier de la gestion immobilière. Nous avons également travaillé avec SAP, dont un consultant a revu le design de notre solution. Un travail d’équipe a donc été mené, avec des compétences complémentaires permettant de couvrir l’ensemble des problématiques identifiées et de s’assurer que le choix fait était le bon. »
L’implémentation du projet s’est déroulée entre avril et septembre. Là encore avec l’appui de DUONEXT. Une première version de la solution a été livrée fin septembre sur les deux principaux systèmes SAP de Solvay. Une reprise des données a alors été effectuée, permettant ainsi de disposer de l’ensemble des contrats existants dans le système. Fin octobre, les utilisateurs ont eu accès à SAP CLM, ce qui leur a permis de mettre à jour et enrichir les informations. Ainsi, fin 2018, la base de contrats de location de Solvay était complète, à jour et prête à basculer vers la norme IFRS 16 au premier janvier 2019.
« DUONEXT nous a accompagnés sur l’ensemble du projet. Leurs équipes et consultants ont su apporter valeur et expertise sur l’assistance d’ouvrage, l’implémentation technique et même le support utilisateur en phase de démarrage »,témoigne Éric Nuez.
Fin du projet : juillet 2019
La mise en conformité avec la norme IFRS 16 induit des coûts importants pour les entreprises. Il est donc difficile de parler ici de ROI. En plus du logiciel mis en place, 7 personnes travaillent en effet dorénavant à plein temps sur la gestion des contrats. Mais des bénéfices existent :
« Le grand intérêt de notre solution c’est la centralisation, qui permettra des économies d’échelle lors du déploiement et de la mise en œuvre du processus IFRS 16, explique notre interlocuteur. Tout le monde utilise le même processus dans le même outil avec la certitude que les données comptabilisées sont fidèles à la norme et ad hoc. C’est une importante valeur ajoutée. »
Solvay travaille d’ores et déjà sur des compléments fonctionnels. Le système gérant le reporting devrait ainsi être mis lui aussi en conformité, avec comme date butoir juillet 2019, soit deux ans après les prémices du projet. « Les outils utilisés par le contrôleur de gestion seront alors prêts pour le lancement de la campagne budgétaire 2020 », conclut Éric Nuez.
